Sobre este punto es importante señalar que la ley ordena nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para periodos determinados y fijarle su remuneración.

En virtud del artículo 50 de la ley 675 de 2001 y en concordancia con las sentencias C-127-04 y C-474-04 proferidas por la Corte Constitucional, cuando exista el consejo de administración, le corresponde a este organismo designar al administrador y su suplente. Curiosamente para la mayoría de edificios y conjuntos, el nombramiento del suplente no hace parte del ejercicio ordenado por la ley, pero, estando facultado el consejo de administración, tanto por la ley misma, como por el reglamento de propiedad horizontal, en cualquier tiempo puede designar un suplente bajo los parámetros de la ley.

El suplente tiene simples expectativas de intervenir como Administrador en los eventos de ausencia temporal o definitiva del principal. Cuando lo anterior ocurra, el suplente deberá cumplir el ejercicio de su vocación de reemplazar al principal, y para todos los efectos legales adquiere todos los derechos y obligaciones con las mismas calidades y atribuciones que correspondan por la ley y el reglamento al Administrador Principal.

Por lo anterior, quien deba reemplazar al Administrador principal, ya sea en forma temporal o definitiva, deberá cumplir con las previsiones del reglamento de propiedad horizontal, para sus funciones, derechos, competencias, facultades y responsabilidades; su designación deberá ser inscrita en la Alcaldía Local correspondiente para tener facultades de representación legal y no generar la figura de la agencia oficiosa (una persona que actúa sin representación legal alguna, que con sus actos y en casos especiales puede comprometer a la persona jurídica, y en otros responde directamente con su propio patrimonio). Si se contraría la ley y el reglamento, se crean riesgos frente a la misma comunidad, ante terceros y aún ante el administrador principal.

El Administrador suplente, cuando actúe como principal en reemplazo temporal o definitivo del titular, adquiere el derecho a ser remunerado en los mismos términos del reemplazado. Una vez cese en suplente en su actividad como principal, deberá inscribirse tal novedad ante el Alcalde Local.